Det har blivit allt viktigare för kommuner, myndigheter, organisationer och institutioner inom den offentliga sektorn att effektivt kommunicera med medborgare, intressenter och allmänheten.
All kommunikation skräddarsys och det går givetvis att se tydliga skillnader på hur kommunikationshelheter fungerar när man jämför näringslivet med det offentliga. Samtidigt har en kommun idag stora behov av att både kommunicera i vardagen kring ärenden som berör invånarna men också av direkt marknadsföring för kommunen. För samtliga kommunikatörer är det bra att känna till de referensramar och de riktlinjer som Kommunförbundets handbok ”Handbok för kommunens kommunikation” ger tillhanda
Det offentliga har tidigare haft informationen som en röd tråd vad gäller kontakten till invånarna. Så är det inte längre. Nu krävs allt mera systematisk kommunikation. Huvudregeln är följande: I kommunikationen ska det användas ett klart och begripligt språk och olika invånargruppers behov ska beaktas. En kommuns offentliga kommunikation strävar idag efter en tvåvägskommunikation och en större öppenhet i beredning och kommunallagen pekar på att det ska finnas “En aktiv, tillräcklig och lättfattlig information vid rätt tidpunkt och via flera kanaler skapar förutsättningar för deltagande och påverkan. och lagen betonar kommuninvånarnas rätt att delta i beredningen av beslut.
För att på ett tydligt sätt kunna hantera och förstå kommunikationsramarna inom det offentliga behöver man känna till lagstiftningen men också kunna använda den flexibilitet som ändå finns. I många kommuner behöver man idag också se till de förtroendevaldas betydelsefull roll i värde- och linjediskussioner och när det gäller att skapa ett öppet informationsklimat.
⇢ Lagar som tillämpas
Utöver kommunallagen tillämpas också offentlighetslagen, personuppgiftslagen, förvaltningslagen och språklagen på kommunernas information, och därutöver speciallagstiftningen för de olika förvaltningsområdena. Enligt kommunallagens 29§ skall kommunen ska informera kommuninvånarna, de som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens verksamhet.
⇢ Vad är tillräcklig information?
Kommunen ska ge tillräcklig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. Kommunen ska informera om hur man kan delta i och påverka beredningen av besluten. I fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen ska kommunen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig.
⇢ Likabehandling i kommunikation
Kommunen ska i sin kommunikation på nätet se till att sekretessbelagda uppgifter inte läggs ut på det allmänna datanätet och att skyddet för privatlivet tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter.– Beakta kraven på likabehandling – alla ska behandlas lika.
⇢ Olika behov
Kom ihåg att beakta olika invånargruppers behov (t.ex. ålders- och språkgrupper, funktionshinder, bostadsområden osv.) samt använda ett klart och begripligt språk. All kommunikation ska grunda sig på fakta. Även negativa företeelser bör tas upp.
Kommunen i sociala medier
– De sociala medierna är som vilka medier som helst – publicera med eftertanke.
– Användningen av sociala medier bör vara planerad och regelbunden så att underhållet av organisationens konto inte står och faller med en enskild anställd.
– Att agera i organisationens namn sätter också gränser: en kommundirektör kan komma med idéer och diskutera alternativ, men texterna ska inte vara personliga om de skrivs i organisationens namn.
Ansvaret för den ordinarie kundservicen bör också utsträckas till att omfatta sociala medier. Också grundläggande arbete kan utföras på sociala medier. Till exempel ungdomsarbetarna möter unga på nätet som en del av sitt arbete. Det är värt att hålla i minnet att kommunanställda, särskilt chefer, nästan omöjligt kan agera endast som privatpersoner på sociala medier – de egna kommentarerna kopplas ofrånkomligen till yrkesrollen.
Källor: Kommunförbundet: “ Handbok för kommunens kommunikation”