Vi börjar alla bli rätt duktiga på att använda de digitala plattformar som finns för våra digitala möten. Men har du koll på etikettsreglerna för ett digitalt möte? Här är några saker att tänka på när du förbereder dig inför ditt nästa digitala möte.
1. Sätt alltid på kameran och se också in i kameran
Sätt alltid på din kamera på ett digitalt möte. Det är viktigt att kunna se ansiktet och ens kroppsspråk, och det gör det enklare att kommunicera effektivt under mötet. Välj en neutral och ren plats som ger en bra bakgrund. Undvik mönstrade tapeter och högar av disk och kläder som kan distrahera de som ska lyssna på dig.
Stäng ner alla program och hemsidor som du inte kommer att använda under mötets gång. Se in i kameran när det är din tur att prata. Det gör att de som lyssnar får ögonkontakt med dig, och det är lättare att engagera sig i det du säger.
2. Kontrollera ljudet
Se till att ljudet fungerar bra så att du kan höra de andra tydligt och klart. Använd gärna hörlurar under mötet. Det finns numera billiga hörlurar att köpa med inbyggd mikrofon. Om du inte använder hörlurar finns det en viss risk att ljudet kommer att eka under mötet. Använd mute-funktionen, när du inte pratar. Fastän du inte säger något i mikrofonen, kan de andra på mötet ändå höra bakgrundsljud från prassel, familjemedlemmar och husdjur.
3. Digital restid
Till vanliga möten i verkliga livet ser vi ju alltid till att vara på plats några minuter före mötet börjar. Detsamma gäller för digitala möten – se till att du är beredd på att logga in på mötet före klockan slår jämnt. Se också över din utrustning, kontrollera att ljud och kamera fungerar, och att dina dokument som du kommer att använda under mötet är nära till hands.
4. Upprätthåll klädkoden
Trots att vi befinner oss hemma i sovrummet, köket eller vardagsrummet, måste vi komma ihåg att vi jobbar. Se därför till att du klär dig enligt hur du skulle vara klädd på kontoret. Du skulle aldrig komma till ett möte på riktigt iklädd mjukiskläder. Gör det då inte heller till ett digitalt möte – det kan få dig att framstå som oprofessionell och oförberedd.
5. Respektera det digitala mötet så som du hade ett riktigt möte
I och med att mötet är digitalt, är tekniskt strul att räkna med. Ge därför alltid tillräckligt med utrymme för att alla ska hinna prata klart. Om man börjar prata varandra i mun blir det jobbigt att följa med under mötet, för speciellt under digitala möten blir det svårt att höra vad de andra säger. Visa respekt för den som pratar under mötet genom att fokusera på mötet och vad som sägs. Trots att mötet består av små rutor på ens skärm, och en röst som diskuterar något du kanske inte direkt har något att göra med, är det ändå väldigt oartigt att hålla på med mobilen eller slösurfa på datorn under mötets gång. Det märks också väldigt väl vilka som inte följer med under mötet, så var inte den som är den.