Har du också varit med om besvärliga kommunikationskrockar i en mejlkonversation? I den digitala världen är det extra viktigt att tänka på hur vi kommunicerar med andra.
Skriven kommunikation kan lätt missuppfattas och leda till konflikter. För att undvika krockar i kommunikationen är det bra att fundera på hur man uttrycker sig i skrift. Så här kan du undvika några krockar:
Hur tolkar du mejl?
När du får ett mejl som du uppfattar som knepigt eller jobbigt – vänta med att svara och läs mejlet igen lite senare. Kanske mejlet kan vänta till och med tills följande dag. Hur uppfattar du mejlet då? Eftersom vi tolkar texter olika, är det viktigt att komma ihåg att chansen finns att du missförstår personen. Var mejlet egentligen så argt? Eller fanns det alls en irriterad underton i texten?
Hur uppfattas du som avsändare?
En text kan uppfattas olika av olika läsare. Det du har skrivit uppfattar du på ett visst sätt, men kommer din mottagare att uppfatta texten på samma sätt? Därför att det viktigt att försöka skriva ett mejl på ett neutralt sätt.
Vem är mottagaren?
När man skriver en text är det viktigt att tänka på vem som är mottagaren. Är det en kund, en kollega, eller en chef? Kanske det är en person du är riktigt nära och ofta skojar med, eller kanske det är en ny kund som är en främmande person? Det går inte att använda samma typ av språkbruk till alla mottagare, vilket betyder att du bör fundera över vilken typ av korrespondens det är frågan om.
Vad gäller ärendet?
Ämnet i fråga kan också avgöra hur du bör kommunicera. När det gäller känsliga ärenden som till exempel en konflikt, kan ett mejl vara ett problematiskt sätt att kommunicera. Vid konflikter är det bättre att ringa ett samtal till inblandade, istället för att skriva långa arga mejl.
Ton och tecken – hur ska ett mejl se ut?
Med de övriga punkterna i tanken, bör du välja en passande ton till ditt mejl. Beroende på vilken typ av korrespondens och mottagare, finns det olika format och sätt att skriva mejl. Professionella och seriösa konversationer bör undvika smileys och onödiga specialtecken. I konversationer kollegor emellan kan smileys istället vara ett sätt att ge texten en mjukare ton.
Läs alltid igenom det du skrivit en gång till innan du klickar på sänd. Läs också alltid igenom ett mejl en gång till som du har fått, innan du formulerar ett svar. Missförstånd uppstår lätt, men för att minimera risken kan man förbättra sättet man kommunicerar via mejl.