Som chef och förman hamnar du oundvikligen att ibland hålla känsliga och svåra samtal. Det kan handla om att ge tuffa besked eller att ta upp känsliga frågor med dina anställda. Jurist Anne Lindgren-Slotte ger dig 8 råd på vad som är bra att tänka på inför svåra samtal.
1. Ge tid och låt det ta tid
Svåra samtal kräver tid. Det är någonting som är viktigt att komma ihåg under precis hela processen. Vänta inte för länge med att ta upp ett ärende till diskussion. Risken är i så fall att situationen blir mycket mer svårhanterlig än den skulle ha varit om ärendet hade behandlats i ett tidigare skede.
2. Förbered dig noga och strukturera
Sätt dig in i ärendet ordentligt, strukturera upp och ha en plan. Tänk igenom samtalet på förhand. Försök att få samtalet att bli så naturligt som det bara är möjligt i den känsliga situationen. Dra inte heller ut på samtalet i onödan – därför är det viktigt med en genomtänkt struktur. Speciellt du som ska berätta en sämre nyhet, tänk också igenom vilka frågor som kan möjligen komma upp under samtalet. Skriv ner frågorna åt dig själv och förbered dig. Det kan hända att de aldrig kommer upp, men vid behov har du svaren redan färdiga.
3. Visa empati och förståelse
Det är viktigt att du sätter dig in i den andra personens situation och har förståelse för motparten. Du borde ju rimligtvis känna motparten som person. I en sådan situation är det sällan två främlingar som sitter mittemot varandra. Ha det i minne att det kan vara mycket som står på spel för personen som är föremål för samtalet.
4. Kolla upp vad lagen säger
Du bör känna till vad lagen säger i det ärende du tänker ta upp för diskussion. Vilka frågor måste du ta upp under samtalet? På så sätt är du säker på att du får allt täckt under ett och samma möte och behöver inte ordna flera möten bara för den skull att du glömt ta upp någonting.
5. Kolla upp rätten till biträde
Kolla också upp om lagen ger rätt till den anställda att ha med ett biträde, t.o.m. juridiskt biträde, under samtalet. Eller kanske det skulle vara bra om du själv har ett biträde? Ifall lagen säger så, se då till att du i tid erbjuder motparten den möjligheten. Det räcker inte med att säga dagen före. Den andra parten ska beredas möjlighet att kunna förbereda sig.
6. Ge ännu mera tid
Du behöver ge tid för den andra parten att smälta budskapet. Du som har initierat ärendet för diskussion, har säkert tänkt på saken redan en längre tid före samtalet. Bland annat hur du ska ta upp saken och vilka frågor som kan komma upp. Men den andra parten kanske hör saken för första gången under samtalet. Beroende på ärendet och på personen, tar det varierande tid att smälta och bearbeta det. Speciellt då det är stora saker på spel, behövs mycket tid för bearbetning.
7. Kommunikationen är A och O
Du som chef behöver ha känselspröten ute hela tiden och i god tid ingripa ifall det finns problem. För annars hinner ett ärende med tiden växa till sig större, om man inte tar tag i problemet i god tid. Satsa på preventiva åtgärder. Hitta därför naturliga mötesplatser där du kan småprata med dina anställda och kolla läget. Det kan vara kaffepausen, vid vattenautomaten eller i korridoren. Kommunikationen bör fungera båda vägarna. Det är viktigt att anställda känner att också de kan ta upp känsliga ämnen för diskussion.
8. Gemensamma spelregler på arbetsplatsen
Egentligen är det här allting börjar – gemensamma spelregler på arbetsplatsen. Vi är alla olika och irriteras av olika saker. Skapa därför gemensamma spelregler för att motverka irritation. En diskussion om gemensamma spelregler är redan en bra början.