Tiedätkö miten sinä esimiehenä voit parantaa ryhmän tuottavuutta? Lue työnohjaaja Jenny Julinin 5 askelta tehokkaampaan tiimityöskentelyyn.
1. Pidä mielessä missä vaiheessa ryhmäsi on. Susan A. Wheelanin teorioiden mukaan uusi ryhmä tarvitsee vahvan johtajan. Kun ryhmä on uusi ja sen jäsenet vielä tutustuvat toisiinsa, he ovat vielä hieman varovaisia ja, kohteliaita sekä epävarmoja roolistaan. Silloin tarvitaan joku, joka luo selkeät raamit, kertoo odotukset ja antaa ohjeita. Jopa myöhemmin, kun ryhmä on jo työskennellyt yhdessä jonkin aikaa, ryhmä voi taas palata tähän ns. kohteliaaseen vaiheeseen. Tämä saattaa luoda hämmennystä ryhmään – mutta se on ihan ok! Johtajana sinun pitää tunnistaa kaikki eri vaiheet ja johtaa sen mukaan.
2. Viestitä selkeästi mitä jokaiselta yksilöltä ryhmässä odotetaan. Entä mitä odotetaan ryhmältä kokonaisuudessaan? Mitä vaaditaan yksilöltä ja mitä vaaditaan ryhmältä? Keskustelkaa odotuksista säännöllisesti! Usein unohdamme, että istumme samassa veneessä ja meidän pitäisi soutaa samaan suuntaan. Kaikkien tulisi tietää, mikä on ryhmän yhteinen tavoite. Maalia ei tarvitse saavutta samalla tavalla, mutta kaikilla pitäisi kuitenkin olla sama maali näkyvissä.
3. Luo töissä ja eri projekteissa edellytykset säännölliseen seurantaan. Ota tavaksi asettaa välitavoitteita ryhmän kanssa. Keskustele tiimin kanssa, seuraa välitavoitteita ja kerro avoimesti tilanteesta. Pitääkö aikataulu? Mitä on jo tehty? Mitä on vielä tekemättä? Kenen vastuulla on jatko? Näin myös vältytte töiden kasaantumisesta määrajan lähestyessä. Kuinka usein ryhmän tulisi tavata riippu työn ja projektin luonteesta, mutta tähdätkää siihen, että tapaatte kerran kuukaudessa. Jos tapaamisia on liian harvoin, luodaan epävarmuutta ja riskit sooloilulle kasvavat.
4. Luo sekä myönteistä että kehittävää palautetta sisältävät työpaikkakulttuuri. Palautteen tarkoitus pitäisi aina olla auttaa palautteen saajaa eteenpäin. Oletko tyytymätön ryhmänjäsenen työhön? Rauhoittele ensin omia tunteitasi, ennen kuin otat asian puheeksi kyseisen henkilön kanssa. Muista juhlia onnistumisia ja sparrata kun tiimillä menee hyvin. Miksipä ei juhlistaa välitavoitteiden saavuttamista kakulla?
5. Kannusta itsejohtamista ryhmän sisällä, niin että kaikki saavat päätämisoikeuden sovituissa rajoissa. Työ sujuu yleensä parhaiten silloin, kun työntekijä saa yhteisymmärryksessä esimiehen kanssa hallita omaa työtänsä. Esimiehen ei tarvitse puuttua kaikkiin yksityiskohtiin. Hierarkkinen lähestymistapa on harvoin suotuisa. Luota tiimiisi!