Miten valmistautua työpaikan hankaliin keskusteluihin?

Esimiehenä joutuu väistämättä joskus pitämään hankalia ja vaikeita keskusteluja työntekijän kanssa. Juristi Anne Lindgren-Slotte kertoo meille 8 neuvoa, jotka on hyvä muistaa kun on aika ottaa hankalia tai ikäviä asioita puheeksi.


1. Anna tarpeeksi aikaa

Koko prosessin aikana on tärkeää muistaa, että vaikeat keskustelut vaativat omaa aikansa. Ei pidä myöskään odottaa liian kauan ennen kuin ottaa asioita puheeksi. Viivyttelemisessä on aina riskinsä, että asiat mutkistuu ja ovat vaikeampia käsitellä verraten jos asiat olisi käsitelty aikaisemmin.

 

2. Valmistaudu huolellisesti

Paneudu asiaan kunnolla ja laadi selkeä suunnitelma. Käy läpi keskustelu omassa mielessäsi etukäteen. Yritä tehdä keskustelusta mahdollisimman luonnollinen tilanteesta huolimatta. Älä venytä keskustelua turhaan vaan selkeällä suunnitelmalla pidät keskustelun asiallisena ja ytimekkäänä. 

Jos olet kertomassa huonompia uutisia, ajattele valmiiksi minkälaisia kysymyksiä saattaa nousta esille keskustelun aikana. Valmistaudu kirjoittamalla ne ylös itsellesi.  Vaikka kysymykset eivät tulisikaan puheeksi, sinulla on kuitenkin vastaukset valmiina varmuuden vuoksi . 

 

3. Näytä empatiaa ja ymmärtäväisyyttä  

Yritä ymmärtää ja asettua toisen osapuoleen asemaan, sillä hänellä voi olla paljon pelissä. Oletettavasti tunnet hänet henkilönä. Tällaisessa tilanteissa on harvoin kaksi toiselle tuntematonta ihmistä vastakkain keskustelemassa.

 

4. Tarkista lainsäädäntöä

Sinun tulisi tuntea lainsäädännön sisältö käsiteltävässä asiassa ja erityisesti mitkä kysymykset tulisi käsitellä keskustelun aikana. Näin ollen varmistut siitä, että saat kaikki asiat käsitelty niin pitkään kun mahdollista yhden keskustelun aikana etkä unohda mitään tärkeää ja vain sen takia on järjestettävä uusia kokouksia. 

 

5. Onko oikeutta avustajaan?

Tarkista myös onko toisella osapuolella tai jopa sinulla itselläsi oikeus ottaa avustajaa mukaan  keskusteluun. Jos laki niin sanoo, katso että kerrot asiasta tarpeeksi ajoissa toiselle osapuolelle. Ei riitä, että mainitset asiasta päivää ennen. Toisella osapuolelle pitää antaa mahdollisuus ja aikaa valmistautua. 

 

6, Vielä lisää aikaa

Anna toiselle osapuolelle aikaa sulattaa uutiset ja sanomaasi. Jos olet aloitteen tekijä, olet varmasti ajattelut asiaa jo jonkin aikaa kun taas toinen osapuoli kuulee asiasta ensimmäistä kertaa. Riippuen asiasta ja henkilöstä, asian sulattamisessa menee vaihtelevasti aikaa. Olemme kaikki erilaisia ja tarvitsemme myös vaihtelevasti aikaa työstää asioita. 

 

7. Ennakoi ja tunnista ajoissa

Johtajana sinun tulisi ajoissa puuttua epäkohtiin ja kohdata ongelmia. Ajan mittaan asioilla on tapana kasvaa isommiksi, jollei asioihin puututa ajoissa. Panostaa ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin. Toimiva vinkki on löytää työpaikalla luonnollisia kohtaamispaikkoja, missä voitte jutustella ja tunnustella ilmapiiriä. Esimerkiksi kahvitauko tai vesiautomaatin ääressä . Työpaikan ilmapiiri tulisi myös mahdollistaa, että jokainen voi ottaa asioita puheeksi esimiehen kanssa ajoissa myös herkkiä asioita. 

 

8.Yhteiset pelisäännöt työpaikalla 

Tämä on itse asiassa kaiken alku. Olemme kaikki erilaisia ja ärsyynnymme eri asioista. Tämän vuoksi on tärkeää luoda kaikille yhteiset pelisäännöt. Jo keskustel pelisäännöistä on hyvä alku.

 


 

Chatin kautta voit varata ajan juristille.

Nettikaupastamme voit ladata työpaikkasi henkilöstöasioiden hoitamista tukevia dokumentteja, sopimuksia ja luentoja.