Pandemiåret och distansarbetet har betytt nya utmaningar för HR och ledarskap. Hur gör man vid nyrekrytering för att få till en ordentlig onboarding när alla jobbar på distans? Vi ger fem tips på hur man ordnar onboarding på distans.
1. Satsa på förberedelser. Ordna administrativa saker klart i den mån det är möjligt före den nya medarbetaren börjar. Skriv en checklista på vilka saker som borde göras under preboarding, och vilka saker som ska göras under onboarding. Minska arbetsbördan för dig själv på förhand, och strukturera inlärningen för den nyanställda så att även hen vet vad som sker.
2. Kom ihåg preboarding. Det vill säga förberedelser man gör inför den nyanställdas första dag på jobbet. Skicka ut information om företaget och dess kultur, visioner och värderingar till den nyanställda. Berätta om förmåner och praktiska saker kring arbetet såsom inloggningsuppgifter, kontorstider och företagshälsovård. Framför allt, önska den nyanställda välkommen till det nya jobbet.
3. Glöm inte den sociala kontakten. Det är svårt att komma in i gemenskapen på distans. Det finns oskrivna sociala regler, jargonger och fackspråk som är svåra att ta till sig utan att erfara personligen. Här kan man hitta på olika lösningar för att underlätta socialiseringen med de nya arbetskamraterna. Kanske kunde man ordna en kontorskompis som hjälper den nyanställda genom att svara på frågor och vägleda under den första perioden. Andra lösningar kunde vara att ordna virtuella möten eller skapa en social media-grupp för chatt.
4. Presentera arbetsuppgifterna. För att lära sig de praktiska och tekniska bitarna effektivt och komma igång med sina arbetsuppgifter så snabbt som möjligt kan man skapa digitalt introduktionsmaterial. Gärna trainingvideos eller manualer som man kan återanvända och återvända till senare.
5. Uppföljning och coachning är även viktigt. Ge tid och rum för den nyanställda att gå igenom allt material och komma sig till rätta. Checka sedan in regelbundet för att se hur det går. Behöver personen extra stöd eller har hen frågor, men vet inte till vem hen ska vända sig till? Gå igenom checklistan en gång till för att se att alla punkter är avklarade.